Wspólnie rozwijajmy Grupę Hotelową PI, zarządzającą 6 hotelami premium w Krakowie i Gdańsku oraz eleganckimi apartamentami w Międzyzdrojach, Krakowie i Zakopanem, a także obiektami w budowie: w Gdańsku, w Łodzi i na Cyprze. Jesteśmy certyfikowanym operatorem sieci Marriott i Accor.

Do naszego Zespołu, poszukujemy Asystenta lub Asystentki Zarządu.

• północna część Krakowa - biuro i obowiązki będą wykonywane głównie w tej części

Zakres obowiązków:

• kompleksowe wsparcie Prezesa Zarządu w bieżącej pracy organizacyjnej, administracyjnej i koordynacyjnej

• prowadzenie i bieżące zarządzanie kalendarzem Zarządu – planowanie, umawianie, potwierdzanie i koordynowanie spotkań

• dbanie o właściwe przygotowanie Zarządu do spotkań – kompletowanie materiałów, dokumentów, prezentacji, danych i informacji

• organizacja i kompleksowa obsługa spotkań Zarządu

• przygotowywanie, kompletowanie, porządkowanie i archiwizowanie dokumentów oraz materiałów na potrzeby Zarządu

• sporządzanie pism, zestawień, prezentacji, raportów, podsumowań oraz innych materiałów na potrzeby Zarządu

• koordynowanie obiegu dokumentów i informacji pomiędzy Zarządem, a poszczególnymi działami i jednostkami organizacyjnymi Spółki

• organizacja podróży służbowych Zarządu - wyszukiwanie i rezerwowanie lotów, przejazdów, hoteli, transferów oraz innych usług związanych z podróżą

• przygotowywanie kompleksowego harmonogramu podróży służbowych oraz przekazywanie Zarządowi niezbędnych informacji organizacyjnych

• organizacja i koordynacja spotkań biznesowych, konferencji, wydarzeń branżowych i innych wydarzeń z udziałem Zarządu

• organizacja i koordynacja wydarzeń pracowniczych, w tym spotkań integracyjnych, jubileuszy, uroczystości okolicznościowych i innych wydarzeń firmowych

• wyszukiwanie dostawców, produktów i usług zgodnie z potrzebami Zarządu oraz realizacja zleconych zakupów i zamówień

• kontakt z dostawcami i usługodawcami oraz koordynowanie terminowej realizacji zamówień i usług

• monitorowanie terminów obowiązywania umów, ubezpieczeń, polis i innych dokumentów wymagających odnowienia lub aktualizacji oraz koordynowanie procesu ich przedłużania

• zapewnienie odpowiedniego przygotowania gabinetów i przestrzeni reprezentacyjnych Zarządu oraz bieżąca dbałość o ich organizację

• odbieranie i przekazywanie przesyłek, dokumentów i korespondencji oraz realizacja pilnych spraw organizacyjnych,

• współpraca z usługodawcami oraz innymi podmiotami zewnętrznymi w zakresie spraw związanych z obsługą Zarządu

• wykorzystywanie nowoczesnych narzędzi cyfrowych i rozwiązań opartych na AI w celu usprawniania pracy, przygotowywania materiałów, analizy informacji, organizacji zadań i automatyzacji procesów administracyjnych

Wymagania:

• minimum 2 lata doświadczenia na podobnym stanowisku

• bardzo dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność ustalania priorytetów

• samodzielność, odpowiedzialność i umiejętność sprawnego reagowania na zmieniające się priorytety

• bardzo dobra komunikacja interpersonalna oraz wysoka kultura osobista

• profesjonalna i swobodna komunikacja z kadrą zarządzającą, klientami, kontrahentami i gośćmi Spółki

• znajomość języka angielskiego na poziomie minimum B2/C1 – umożliwiająca swobodną komunikację biznesową w mowie i piśmie,

• bardzo dobra, praktyczna znajomość pakietu Microsoft Office, w szczególności Excel na poziomie zaawansowanym

• sprawne posługiwanie się narzędziami cyfrowymi oraz gotowość do wykorzystywania narzędzi AI w codziennej pracy

• prawo jazdy kat. B

• umiejętność zachowania pełnej poufności i dyskrecji w pracy z informacjami dotyczącymi Spółki i Zarządu

• dokładność, skrupulatność i dbałość o szczegóły

• umiejętność pracy pod presją czasu i sprawnego działania w sytuacjach wymagających szybkiej reakcji

• proaktywność – przewidywanie potrzeb Zarządu i proponowanie rozwiązań zamiast oczekiwania na instrukcje

• umiejętność jednoczesnej realizacji wielu zadań i skutecznego zarządzania priorytetami

• dyspozycyjność i elastyczność w zakresie realizacji bieżących zadań Zarządu

Oferujemy:

• zatrudnienie w oparciu o dowolną formę umowy

• szkolenia

• prywatną opiekę medyczną

• dofinansowanie do karty multisport

• zajęcia sportowe dla Pracowników: pilates, aqua aerobik, siatkówka, wspólne zdobywanie Korony Gór Polski

• zniżki na pobyty w hotelach sieci Accor i Marriott

• bilety na różnorodne wydarzenia związane z kulturą i sportem

• możliwość udziału w różnych wydarzeniach branżowych, konferencjach